會議會務籌辦的詳細流程
2022-06-13

    要做好一(yī)個項目,都必須先有頂層設計,根據頂層設計,細分(fēn)每一(yī)項環節,将各環節一(yī)一(yī)打通,那麽項目才會順利的完成。活動策劃領域很寬,活動的形式不一(yī)樣,活動執行項也是存在差異的。 今天就給大(dà)家分(fēn)享會務會議應該怎麽做,供大(dà)家學習參考。 


    會務會議活動籌備的詳細流程:
    1、明确活動背景、目的。 
    2、明确活動主題、時間、地點、參與人員(yuán)、參與人數、活動内容、相關準備材料種類、數量。 
    3、組織會務工(gōng)作小(xiǎo)組,确定會務組領導及成員(yuán),制定會議準備工(gōng)作部署。 
    4、根據确定的會議議程,制定會議預算,申請專項會務費(fèi)用。
    5、确定明确的會議議程、落實參會人員(yuán)參加情況、會議具體(tǐ)地點情況、參會人員(yuán)住宿安排情況、會議車(chē)輛情況,安全應急預案情況,形成會務指南(nán)樣稿,經會議小(xiǎo)組領導确認後開(kāi)始印刷。 
    6、發布會議通知(zhī),包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員(yuán)。 
    7、确認發言人,選擇标準:有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經曆豐富、感人或幽默的故事。 
    8、根據時間進行預演,防止時間不夠和提前結束的現象。
    9、活動前期宣傳。 
    10、确定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和内容,經會議小(xiǎo)組領導确認後,開(kāi)始制作橫幅、參會證、桌簽等。 
    11、檢查各項宣傳材料到位情況,包括橫幅、路引、桌簽、參會證。 
    12、參會人員(yuán)房間安排、餐飲安排。
    13、提前安排人員(yuán)到達會議現場,安排會議室、住宿、餐飲事宜。 
    14、檢查各項會務資(zī)料到位情況,包括彙報材料、會務指南(nán)等。 
    15、檢查會議住宿、餐飲安排情況,如有晚宴,要協調好地點、酒水。 
    16、确定進場時間、搭建内容。
    17、提前一(yī)天與主持人溝通,進行現場彩排與準備。 
    18、組織布置會議室,并确定室内各項設備到位情況,包括桌椅擺設、投影儀、會議電(diàn)腦、麥克風、電(diàn)話(huà)會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電(diàn)源、紙(zhǐ)、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備。 
    19、全面檢查各項工(gōng)作落實情況,安排好指引人員(yuán)、會議記錄人員(yuán)、會議電(diàn)腦投影儀操作人員(yuán)、攝影攝像人員(yuán),統一(yī)着裝。 
    20、确定參會人員(yuán)到會議所在地具體(tǐ)時間,做好分(fēn)組。
    21、專人舉牌迎接來賓,引領至接待區集中(zhōng),同時段來賓集合完畢,引領上車(chē)。至酒店(diàn),引導到接待台簽到。 
    22、熟悉來賓的工(gōng)作人員(yuán)應站在大(dà)門口迎接,做好參會簽到,人員(yuán)到位後發放(fàng)房卡、資(zī)料袋,包括會務指南(nán)、參會證、紙(zhǐ)筆、溫馨提示(注意事項提醒、用餐及活動提醒)。 
    23、VIP接待:專人專車(chē)全程陪同,專車(chē)送達酒店(diàn),引至貴賓區休息,代辦手續,送至房間。開(kāi)會時由高級别的領導親自陪同,指引坐在前排。 
    24、選好合影位置。
    25、回程票(piào)務協調。 
    26、送賓流程:在酒店(diàn)大(dà)堂定時定班, 專人領隊,專人跟車(chē)。 

    27、會議結束後,回收自帶物(wù)品、整理會議紀要,發布會議成果,總結會議組織經驗教訓。

    以上流程是一(yī)個标準的大(dà)型會務會議流程,實際運用中(zhōng),可根據會務會議的大(dà)小(xiǎo)進行調整。結語,不管做哪種類型的活動,都必須要有一(yī)個詳細活動方案與流程,根據方案進行執行細分(fēn),細分(fēn)越清晰,活動執行更成功。

 


    有需要會議和活動的策劃,都可以咨詢我(wǒ)們哦!

    服務範圍

    活動前:活動主題策劃、活動場地預定、活動嘉賓邀約、活動場地設計布置規劃、活動流程設計。

    活動中(zhōng):現場布置搭建、燈光舞美調試、節目編排、流程彩排、活動控場。

    活動後:活動效果反饋、活動數據統計。


    廈門活動策劃公司:光熙兄弟(dì)(廈門)文化傳媒有限公

    電(diàn)話(huà):15960838626 林先生(shēng)